Questions / réponses sur le syndic

Une gestion avec un syndic de copropriété plus simple, plus efficace et moins chère, c’est possible ! En assurant vous-même la vie courante de votre copropriété tout en vous appuyant sur les services d’un syndic professionnel, vous gagnez du temps et vous faites des économies. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter : formulaire de contact.

Questions pour votre syndic et réponses

Votre copropriété et le syndic

Comment changer de syndic ?

La proposition d’un changement de syndic (même si vous souhaitez passer d’un syndic bénévole à un syndic professionnel) doit être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale de votre copropriété.

Pour cela, la demande accompagnée de la proposition d’un nouveau syndic, doit être adressée par courrier recommandé + AR au syndic en place qui aura la charge de procéder à l’inscription à l’ordre du jour de la proposition du nouveau syndic, ce qui donnera lieu à un vote.

Consultez-nous pour votre gestion syndic et nous vous ferons parvenir une proposition de contrat ZEN SYNDIC.

À quoi sert le syndic de copropriété ?
Le syndic peut être composé de copropriétaire(s) bénévole(s) ou d’un professionnel (comme ZEN SYNDIC). Il est désigné en assemblée générale par le syndicat de copropriétaires, après une éventuelle mise en concurrence de plusieurs syndics. Une fois désigné, il signe le contrat qui le lie au syndicat des copropriétaires. Le syndic exécute les décisions prises en assemblée générale et assure la gestion technique, comptable et financière de l’immeuble jusqu’au terme de son contrat.
Qu’est-ce que le syndicat des copropriétaires ?

Il est composé de l’ensemble des copropriétaires, il administre avec le syndic de copropriété nommé, les parties communes de l’immeuble. Il défend les intérêts des copropriétaires.

Comment se déroule l’assemblée générale ?

Chez ZEN SYNDIC, c’est le conseil syndical qui organise l’assemblée générale en proposant aux copropriétaires la date, l’heure et le lieu. Tous les outils sont disponibles dans l’espace ZEN SYNDIC qui adressera les convocations en bonne et due forme. ZEN SYNDIC prépare alors tous les documents nécessaires à la tenue de l’assemblée générale, en étroite collaboration avec le conseil syndical.

L’assemblée générale se déroule ensuite entre copropriétaires et est animée par le conseil syndical.

Pourquoi approuver les comptes lors de l'Assemblée Générale ?

L’approbation des comptes tenus par votre syndic de copropriété vise à valider les dépenses financières de l’année écoulée et qui ont été menées par le syndic (bénévole ou professionnel) afin de les clôturer définitivement.

Attention ! Les comptes approuvés en assemblée générale sont ceux de la copropriété. Les comptes individuels des copropriétaires ne sont pas à approuver. Il revient à chacun des copropriétaires de s’assurer que sa position comptable rapportée par le syndic est conforme.

Copropriétaires

Quelles sont les charges de copropriété et comment sont-elles reparties ?

Dans les comptes tenus par votre syndic de copropriété, il existe plusieurs types de charges. En fonction de leur nature, elles peuvent être des charges générales, des charges spéciales, des charges individuelles… Certaines pourront alors être récupérées auprès du locataire par les propriétaires bailleurs.

Elles seront réparties entre les copropriétaires, en fonction de la quote-part définie dans le règlement de la copropriété qui peut se traduire en tantième ou simplement au lot.

Cette répartition entre copropriétaires sera également appliquée lors de l’émission des appels de fonds.

Je souhaite faire des travaux chez moi, faut-il un accord de l’assemblée générale ?

Cela dépendra de la nature des travaux que vous souhaitez entreprendre. Certains devront effectivement être soumis à l’approbation de l’assemblée générale (pose d’un système de climatisation par exemple), même parfois, sur la base d’un projet d’architecte ou au moins, d’un avis d’un bureau d’études si les travaux envisagés visent à modifier le bâti (ouverture d’un mur porteur par exemple).

L’approbation de certains travaux pourra être conditionnée à la souscription d’une assurance Dommage Ouvrage ou dite « décennale ».

Nous vous recommandons de toujours nous consulter lorsque vous envisagez des travaux, nous serons heureux de vous conseiller.

Et pensez toujours à prévenir vos voisins et à faire respecter la bonne tenue des parties communes pendant et après vos travaux !

Que faire en cas de sinistre ?

Il convient de faire une déclaration à votre assurance lorsque vous subissez un sinistre. Si l’origine du sinistre se trouve chez un voisin (fuite d’eau, par exemple), prévenir le voisin également, afin que la recherche de fuite soit plus aisée, il sera important de voir les deux logements.

La gestion des sinistres peut souvent s’avérer compliquée pour qui n’est pas assureur.

Par exemple des joints de douche défectueux pourront générer une fuite sur le plafond du voisin du dessous qui subit alors le sinistre !

Aussi nous vous conseillons de nous consulter en cas de doute.

La relation avec ZEN Syndic

Quel est la différence entre un syndic bénévole et ZEN SYNDIC ?

Cliquez ici pour voir qui fait quoi dans le cadre de la prestation ZEN SYNDIC !

Comment se passe la signature du contrat ?

ZEN SYNDIC est nommé en assemblée générale par les copropriétaires qui votent à l’article 25 (c’est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou non). Exemple : votre copropriété rassemble 10 copropriétaires qui ont chacun 100 tantièmes de copropriété soit un total de 1000. 6 copropriétaires sont présents lors de l’assemblée générale, ceux-ci élisent ZEN SYNDIC. La majorité de l’article 25 est donc atteinte puisque le nombre de voix « POUR » représente 600/1000. Le président de séance nommé par l’assemblée générale est mandaté pour signer le contrat avec ZEN SYNDIC, à l’issue de l’assemblée générale.

Quelle est la durée du contrat de ZEN SYNDIC ?

Notre contrat est annuel et court jusqu’à 6 mois après la fin de l’exercice comptable de votre copropriété. Cela permet à ZEN SYNDIC de rester légalement responsable de sa gestion jusqu’à la tenue de l’assemblée générale qui clôturera l’année écoulée. Exemple : si l’exercice de votre copropriété est civil du 1er janvier au 31 décembre, le syndic a alors jusqu’au 30 juin de l’année qui suit, pour clôturer les comptes et préparer l’assemblée générale.

ZEN SYNDIC peut également vous proposer une durée de contrat plus longue, à savoir 2 ou 3 ans.

Comment se passe le transfert des archives de la copropriété ?
En cas de changement de syndic, l’ancien syndic (bénévole ou professionnel) est tenu de remettre au nouveau syndic dans un délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, l’ensemble des archives. Ce transfert peut faire l’objet d’une facturation par l’ancien syndic si elle est prévue dans son contrat.
Mon syndic peut-il commander des travaux sans un accord préalable de l'Assemblée Générale ? ZEN SYNDIC peut-il faire exécuter des travaux sans vote en assemblée générale ?
Oui, cela est possible en cas d’urgence et nécessaire à la sauvegarde de l’immeuble. Comme par exemple : canalisation bouchée ou percée, toiture endommagée, chaudière collective à remplacer…

Dans ce cas, les travaux engagés peuvent faire l’objet d’un appel de fonds exceptionnel si nécessaire et être approuvés par la suite en assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) convoquée dans l’urgence.

Même dans cette situation, avec ZEN SYNDIC, le conseil syndical est toujours au centre des décisions.

Quelles sont les garanties ZEN SYNDIC

ZEN SYNDIC est un syndic professionnel. À ce titre, il détient une carte professionnelle, une assurance RCP, une garantie financière auprès de QBE Insurance ainsi que son affiliation auprès du SNPI, 1er syndicat français de l’immobilier.

Le conseil Syndical

Le Conseil Syndical est-il obligatoire ?

Oui, c’est une obligation au même titre que le syndic de copropriété, sauf si l’assemblée générale décide autrement par vote à la double majorité de l’article 26. Néanmoins, ZEN SYNDIC vous conseille vivement de constituer ou de maintenir votre conseil syndical. Son rôle est déterminant dans la bonne gestion de votre copropriété !

Qui peut être membre du Conseil Syndical ?

Tout copropriétaire personne physique ou morale, leur conjoint ou partenaire (PACS), leurs représentants légaux, leurs usufruitiers, peuvent participer à la gestion en partenariat avec le syndic de copropriété.

Dans le cas de la personne morale, c’est son représentant légal qui siège au conseil syndical.

Tout candidat devra présenter sa candidature, lors du vote en assemblée générale.

Combien peut-il y avoir de membres du Conseil Syndical ?

Votre syndic de copropriété ne peut pas vous imposer un nombre de conseillers syndicaux, il n’y a pas de règle en la matière, sauf si le règlement de copropriété en mentionne une.

ZEN SYNDIC vous suggère toutefois de prévoir un nombre impair et à partir de 3 membres, afin de faciliter les prises de décision.

Quelles sont les missions du Conseil Syndical ?

Le conseil syndical assiste ZEN SYNDIC, votre syndic de copropriété : il est au cœur des prises de décisions et du bon contrôle de la gestion de la copropriété.

Le conseil syndical contrôle ZEN SYNDIC et peut accéder à tous types de documents de gestion sur demande.

Le conseil syndical peut recevoir délégation de l’assemblée générale pour décider d’engager une dépense dont le montant maximum est défini par la délégation.

Le conseil syndical est l’interlocuteur clé de ZEN SYNDIC pour avoir toute l’assistance nécessaire et surtout tous les documents et actions de gestion qui relève du syndic.

Quelle est la responsabilité des membres du Conseil Syndical ?

Le syndic de copropriété est responsable en tant que professionnel. Le conseil syndical n’a pas de personnalité morale, sa responsabilité ne peut donc pas être engagée. Seule la responsabilité des membres du conseil syndical peut être engagée. Néanmoins, il faut savoir que la mission est tenue bénévolement et leur responsabilité ne pourrait être engagée que s’ils ont agi en recherchant uniquement leur intérêt personnel au détriment de celui de la copropriété.

La responsabilité du conseil syndical sera plus de nature morale quant à son engagement à assurer ses missions.

Les membres du Conseil Syndical sont-ils rémunérés ?

Non. Ils sont bénévoles, mais peuvent obtenir de l’assemblée générale que les frais qu’ils pourraient avoir engagés dans l’exercice de leur mission, leur soient remboursés.